Hur kan vi att skapa förutsättningar för bättre möten?

Inför våra möten behöver vi fundera över vad syftet är, det vill säga vilken anledningen är till att vi ska träffas. Och vad vill vi att mötet ska landa i? Vidare behöver vi fundera över hur deltagarna ska kunna förbereda sig för att mötet ska kunna handla om rätt saker, och hur mötestiden ska planeras.

För att ett möte ska bli bra behöver mötesstrukturen, såsom tider och mötesagenda vara känd för mötesdeltagarna. Alla behöver även veta vilken typ av möte det är (exempelvis om det är ett informationsmöte eller om det är ett utvecklingsmöte där vi ska lära tillsammans genom pedagogiska diskussioner).

Vi behöver tänka igenom följande: 

• Vet alla i förväg vad mötet ska handla om så att de kan förbereda sig? 
• Är dagordningen synlig för alla inför mötet?
• Kan mötesdeltagarna påverka dagordningen?
• Hur ska vi skapa delaktighet och engagemang under mötet?
• Hur ska vi säkerställa att alla kommer till tals?
• Vilka mötesregler gäller?

Hur sätter vi upp gemensamma spelregler?

Det är viktigt att sätta ord på vilka förväntningar vi har på varandra. 

Är det okej att kolla mejl under ett möte, eller att gå ut och svara i telefon? Om vi inte tycker att det är okej så är det bra att ha satt ord på det tillsammans, innan sådana situationer uppstår, för då är det lättare att ta upp det vid behov. Ett sätt är att tillsammans skapa en gruppöverenskommelse om vilken möteskultur vi vill ha, samt skapa en mötesstruktur om till exempel: 

• Vem ska dokumentera?
• Är det alltid samma person, eller varierar det, till exempel utifrån ett rullande schema? 
• Var läggs dokumentationen så att alla kommer åt den?
• Hur ska vi göra en koppling till förra mötet och till nästa möte?
• Vad hör inte hemma på mötet?

Vad krävs för att hålla möten som ger både energi och resultat?

Ett bra möte börjar och slutar i tid och följer den planerade agendan.

Det är ett högt tempo med bra energi och alla är delaktiga och kommer till tals. Ett bra möte leder dessutom till konkreta resultat.

Under ett dåligt möte vet vi inte varför vi har mötet eller vad vi förväntas komma fram till. På ett dåligt möte sitter mötesdeltagare och undrar varför de är där. Varken mötesledare eller deltagare är engagerade. Kanske är det någon enstaka person som pratar större delen av tiden.

Mötesformen behöver vara planerad för att skapa engagemang och delaktighet. Själv tycker jag att det är betydelsefullt att ha genomtänkta samtalsmodeller som gör att alla kommer till tals.

Här är ett förslag på hur en mötesordning kan se ut:

1. Inledning (5 min)
    Till exempel i form av en incheckningsrunda för att få alla att landa i mötet.

2. Dagens innehåll (40 min)
    Vi vet vilka frågor som ska tas upp. Vi håller oss till de punkterna.
    Ordet är fritt men stramt. Vi säkerställer att alla kommer till tals, förslagsvis genom att använda en samtalsmodell.

3. Planering framåt (5 min)
    Det här ska vi göra till nästa gång.

4. Avslutning (10 min)
    Reflektion – det här tar jag med mig från dagens möte.